Scambi di Gruppi di Studio

Scambi di Gruppi di Studio
PROGRAMMA DI SCAMBI INTERNAZIONALI PER GIOVANI PROFESSIONISTI

Che cos’è uno scambio di gruppi di studio?
Lo scambio di gruppi di studio (SGS) è un programma educativo della Fondazione Rotary grazie al quale i distretti di Paesi diversi vengono gemellati per poter inviare e accogliere gruppi di quattro professionisti non-rotariani accompagnati da un capogruppo rotariano.
Lo scambio dura in media quattro settimane e il gruppo viene ospitato, ove possibile, dai Rotariani del posto.

Obiettivi
Il programma è un’opportunità culturale e di lavoro unica, riservata a giovani imprenditori e professionisti di entrambi i sessi che sono ancora all’inizio della loro carriera. Il programma è stato ideato per favorire lo sviluppo delle capacità professionali e dell’attitudine alla leadership dei giovani, affinché possano dare una risposta ai bisogni della loro comunità e di un mondo del lavoro sempre più globalizzato.
Questo programma dà ai Rotariani la possibilità di aiutare in vari modi i gruppi di studio che sosterranno la missione del Rotary in tutto il mondo.
I partecipanti seguono un programma impegnativo e rigoroso di viaggi internazionali e attività di gruppo.

• Visite professionali
— Danno l’opportunità di osservare come vengano praticate le varie professioni negli altri Paesi.
— Sono un’occasione di crescita professionale per i partecipanti.
• Esperienze culturali
— Consentono ai partecipanti di conoscere gli abitanti, la lingua e le istituzioni di un altro Paese attraverso un programma interessante e ben organizzato.
— Insegnano ad accettare le differenze culturali esistenti tra i popoli.
• Contatti umani
— Incoraggiano i componenti del gruppo e i loro ospiti a conoscersi, comunicare e vivere fianco a fianco in uno spirito di fratellanza e di buona volontà.
— Insegnano a prendere in considerazione i problemi, le aspirazioni e l’impegno sociale degli interlocutori.
— Promuovono amicizie durature e una maggior comprensione tra i popoli.
• Attività rotariane
— Il programma offre ai Rotariani l’opportunità di dedicarsi all’azione internazionale e dà a giovani professionisti che non hanno ancora completato la loro formazione una differente visione della loro attività in un altro Paese e in un’altra cultura.

La Fondazione Rotary paga…
• Al gruppo di ambedue i distretti il mezzo di trasporto meno costoso da un comune punto di partenza nel (o dal luogo più vicino al) distretto d’origine al punto d’arrivo nel (o al luogo più vicino al) distretto ospite sia all’andata sia al ritorno, seguendo lo stesso percorso.
• Costi supplementari dovuti alla cancellazione per cause di forza maggiore dei biglietti dei partecipanti o del capogruppo e alla nuova emissione di biglietti per i sostituti.
• Pernottamento e pasti, fino alla somma di 100 USD per persona o l’equivalente in altra valuta, per una sosta prevista dall’itinerario del RITS oppure 80 USD per un fermo diurno (albergo e pasti) dovuto alla perdita di un volo in coincidenza. La Fondazione procederà ai rimborsi solo dopo aver visionato le ricevute delle spese sostenute in valuta locale.

La Fondazione Rotary non paga…
• Trasferimenti per e dagli aeroporti
• Tasse aeroportuali d’ingresso e d’uscita
• Visti
• Spese per soste facoltative di 24 ore effettuate prima di arrivare a destinazione
• Spese personali di qualunque tipo
• Penali dovute a variazioni di orari, date o itinerari per ragioni personali
• Aumenti delle tariffe aeree o dei diritti di prenotazione dovuti a un anticipo della partenza
• Addebiti per il trasporto dei bagagli che superano il peso consentito, spese di spedizione di articoli personali e costo dell’assicurazione sulla cancellazione dei voli
• Aumenti delle tariffe aeree dovuti a ritardi o dimenticanze nella consegna dei documenti, all’incompletezza delle informazioni fornite o a disguidi di vario tipo
I documenti devono pervenire alla Fondazione almeno 45 giorni prima della data prevista per la partenza, o lo scambio può essere cancellato o posticipato. I piani di viaggio, invece, devono essere decisi un mese prima.

Responsabilità finanziarie del distretto ospite
Le responsabilità finanziarie del distretto cominciano con l’arrivo del gruppo e includono:
• Vitto e alloggio.
• Spostamenti interni effettuati durante il soggiorno, compresi i trasferimenti per e dagli aeroporti.
• Sistemazione in hotel, motel, ecc. quando necessario o quando non sia possibile alloggiare i componenti del gruppo presso famiglie locali.
• Eventuale partecipazione del gruppo al congresso distrettuale

Trovare le famiglie ospiti
• Chiedete ai club di segnalarvi le potenziali famiglie ospiti e di fornirvi i loro nomi, gli indirizzi, i numeri di telefono e di fax, le e-mail e altre informazioni utili come il numero dei componenti del nucleo familiare, l’età dei figli e il tipo di occupazione degli adulti.
• Preparate la lista dei Rotariani disposti a ospitare i componenti del gruppo alla data prestabilita e per tutto il tempo necessario.
Trovare delle sistemazioni alternative per il gruppo
Il programma SGS prevede che i distretti sistemino i membri dei gruppi nelle case dei Rotariani; tuttavia questo non sempre è possibile, per cui il distretto ospite deve assumersi la responsabilità di trovare delle soluzioni alternative.
• Sul modulo di domanda per distretti spiegate perché non potete alloggiare i partecipanti presso le famiglie locali.
• Il distretto ospite è tenuto a coprire i costi di una sistemazione alternativa in alberghi, motel, ecc.
Organizzare l’itinerario nel distretto ospite
Il distretto ospite è tenuto a consegnare l’itinerario definitivo al gruppo e alla Fondazione almeno due mesi prima dell’inizio del viaggio.
Nell’itinerario devono essere elencate le attività che il gruppo dovrà svolgere giorno per giorno, località per località.
• Cinque giorni di incontri e di attività professionali per ogni membro del gruppo.
— Chiedete a un membro della sottocommissione
SGS di occuparsi dell’aspetto professionale dello scambio.
— I cinque giorni di scambi professionali non devono necessariamente essere consecutivi, ma possono anche essere separati a seconda del calendario d’incontri che ogni membro del gruppo avrà con i rappresentanti locali del suo ramo di attività.
— Le giornate professionali devono consentire a ogni membro del gruppo di incontrare persone del luogo che svolgono la sua stessa attività. Non bisogna esagerare l’importanza di questi incontri.
Tuttavia va sottolineato il fatto che – sebbene per un professionista sia difficile lasciare il proprio lavoro per un periodo di tempo prolungato – uno scambio di gruppi di studio può essere molto utile professionalmente.
• Uno o due giorni di riposo totale. Uno o due giorni di riposo dopo la cerimonia di benvenuto e prima dell’inizio del tour nel distretto ospite, per consentire ai membri della squadra di riposarsi dalla fatica del viaggio e di acclimatarsi.
Il periodo di riposo è obbligatorio e va fatto in albergo e non presso le famiglie del posto. Durante questa pausa i partecipanti non devono svolgere attività di gruppo, né avere contatti con i Rotariani locali. I costi del periodo di riposo sono a carico del distretto ospite.
• Mezza giornata di pausa a metà settimana e un intero giorno libero durante il fine settimana per consentire ai partecipanti di riposarsi. Durante il tempo libero non dovranno svolgere nessun tipo di attività con i Rotariani o con le famiglie ospiti.
• Un periodo di riposo di uno o due giorni a metà del tour a carico del distretto ospite, senza contatti con i Rotariani locali
– possibilmente in un luogo appartato, come un tranquillo luogo di villeggiatura
– per dare ai partecipanti la possibilità di confrontare le proprie impressioni, valutare i progressi fatti e rafforzare lo spirito di gruppo.
Subito dopo questo breve periodo di isolamento, il capogruppo deve avere la possibilità d’incontrare il presidente della sottocommissione
SGS o il governatore del distretto ospite.
Questo consentirà di parlare con franchezza dei problemi sorti durante lo scambio e di studiare eventuali modifiche.

• I membri del gruppo devono restare sempre uniti, a meno che non siano con le famiglie ospiti o durante le giornate dedicate agli scambi professionali, specie se in una determinata città non tutti possono incontrare persone che svolgono la loro stessa attività.

• I componenti del gruppo devono stare con le famiglie ospiti per un periodo di quattro-sette giorni per riprendersi dalla fatica del viaggio e per conoscere meglio la gente del posto.
• Non esagerate con le attività rotariane e non mettete in programma più di tre riunioni di club per settimana. Se ne avete la possibilità fate delle riunioni con i club di altre città.
• Evitate di organizzare visite o attività simili fra loro o ripetitive.

Trasporti
• Organizzate in anticipo i trasferimenti giornalieri del gruppo da un club all’altro.
Tutte le spese per gli spostamenti interni sono a carico del distretto ospite (i distretti a basso reddito possono chiedere una sovvenzione per coprire il costo dei movimenti del gruppo).

Consigli per un itinerario di successo
• Città. Architettura locale, sistema dei trasporti pubblici, edifici importanti, siti storici
• Paese. Aree d’interesse naturalistico e paesaggistico, località storiche e archeologiche
• Governo. Sedi e uffici governativi, incontri con rappresentanti dello Stato
• Sistema giudiziario. Tribunali, uffici legali, prigioni, sedi della polizia
• Istruzione. Scuole primarie e secondarie, università, istituti tecnici, ministero della pubblica istruzione
• Servizi sociali. Enti assistenziali pubblici, organizzazioni senza fini di lucro
• Agricoltura. Aziende agricole, allevamenti di bestiame
• Commercio. Banche, centri commerciali, società d’intermediazione finanziaria, imprese commerciali
• Industria. Industrie manifatturiere e alimentari, fiere locali
• Ricerca. Laboratori, istituti di ricerca e sviluppo nuovi prodotti
• Religione e cultura. Luoghi di culto, musei, teatri lirici, gallerie d’arte
• Sport e tempo libero. Complessi turistici, spiagge e aree ricreative, stadi

SELEZIONE DEL GRUPPO
• Nel scegliere i partecipanti allo scambio, il distretto deve puntare sui candidati più qualificati.
• Il governatore deve verificare la consistenza dei requisiti dei candidati e quindi appoggiare le loro domande di partecipazione.
Il coordinatore del programma SGS della Fondazione deve ricevere i seguenti documenti, debitamente compilati, almeno due mesi prima della data di partenza del gruppo.
Modulo di domanda per partecipanti (161-IT)
• “Sostegno del Rotary Club”. I presidenti e i segretari dei club che sponsorizzano i componenti del gruppo devono fornire i propri dati e apporre la loro firma.
• “Sostegno del distretto”. Sono necessarie le firme del presidente della commissione distrettuale per la Fondazione Rotary, del presidente della sottocommissione SGS e del governatore.

Sponsorizzazione
Documenti di viaggio
Il presidente della sottocommissione SGS e il capogruppo devono consegnare al RITS (Rotary
International Travel Service) o all’agenzia convenzionata il modulo Richiesta documenti di viaggio (vedi pag. 31). I biglietti non potranno essere rilasciati fino a che il coordinatore del programma SGS non avrà ricevuto e approvato tutti i documenti sopramenzionati.
Responsabilità finanziarie del capogruppo e dei partecipanti
La Fondazione non si farà carico delle seguenti voci di spesa:
• Spese per motivi personali e imprevisti
• Visti, passaporti e vaccinazioni
• Trasferimenti per e dagli aeroporti
• Spese per il trasporto di bagagli che superano il peso consentito dal vettore aereo
• Copertura assicurativa di almeno 50.000
USD o equivalente in valuta locale per cure mediche e ricoveri ospedalieri; 10.000
USD o equivalente in valuta locale per il rimpatrio d’emergenza per ragioni di salute e 7.500 USD o equivalente in valuta locale per il rientro della salma. L’assicurazione dovrà essere valida nel Paese o nei Paesi che il gruppo visiterà durante lo scambio di gruppi di studio e dovrà decorrere dal giorno della partenza dal distretto sponsor per durare sino al momento del rientro in patria (coprendo anche un eventuale prolungamento della permanenza nel distretto ospite per ragioni personali). Questi sono gli importi minimi richiesti dal RI, che tuttavia suggerisce di sottoscrivere coperture assicurative più alte. I componenti del gruppo dovrebbero assicurare anche il bagaglio e gli effetti personali (macchine fotografi che, ecc.)
Viaggi personali nel distretto ospite dopo la conclusione dello scambio
• Maggiorazioni del biglietto aereo dovute a ritardi nell’espletazione delle pratiche d’obbligo (i distretti possono, se lo ritengono opportuno, assorbire queste spese supplementari)
• Maggiorazioni del biglietto aereo o penali dovute a un anticipo del rientro dal distretto ospite
• Tasse d’uscita e di transito

Ricerca dei componenti del gruppo
Promozione dello scambio di gruppi di studio
• Spiegate il programma SGS ai soci dei club.
• Pubblicizzate il programma attraverso i quotidiani, le radio e le televisioni locali.
• Invitate i soci dei club a cercare candidati qualificati tra i professionisti di loro conoscenza.
• Contattate i dipendenti delle imprese e delle associazioni del distretto e spiegate i vantaggi a lungo termine di uno scambio di gruppi di studio non solo ai potenziali partecipanti, ma anche ai loro datori di lavoro. Chiedete ai dirigenti delle imprese da voi contattate di dirvi quali tra i loro dipendenti abbiano i requisiti per partecipare a uno scambio.

Selezione dei componenti del gruppo

Requisiti
I candidati devono:
• Aver svolto per almeno due anni un’attività a tempo pieno presso un’impresa commerciale, industriale o dei servizi o una libera professione (affinché lo scambio abbia un impatto di lungo termine sullo sviluppo della loro carriera).
• Avere un’età compresa tra i 25 e i 40 anni al momento della domanda.
• Lavorare o vivere nel distretto d’origine del gruppo.
• Avere la cittadinanza del Paese in cui risiedono.
Se i candidati non rientrano nei limiti d’età fissati dagli Amministratori lo scambio può essere annullato; in caso di dubbi a proposito, contattare lo staff presso la Fondazione. Per affrontare un viaggio faticoso in un Paese straniero e un programma settimanale assai impegnativo, i candidati devono anche:
• Essere in buona salute
• Presentarsi bene e sapersi esprimere in modo chiaro e coerente
• Avere una solida preparazione di base ed essere disposti ad accettare le altre culture
• Amare e saper svolgere bene il proprio lavoro
• Essere aperti, tolleranti e flessibili
• Parlare con sufficiente scioltezza la lingua (o le lingue) del distretto ospite
• Potersi assentare per un periodo di quattro settimane con il consenso del proprio datore di lavoro
• Avere i requisiti per ottenere un visto dal Paese ospite
• Essere in grado di partire assieme al resto del gruppo (alla stessa data e dalla stessa località)

N.B. I Rotaractiani che posseggono questi requisiti vanno incoraggiati a fare domanda.
Anche i parenti di Rotariani deceduti possono candidarsi, a condizione che abbiano i requisiti di cui sopra.
Casi di incompatibilità
Le seguenti categorie di persone non possono ricevere sovvenzioni dalla Fondazione :

• Soci attivi e onorari
• Soci di club provvisori, dipendenti di club, distretti, altri organismi rotariani o del Rotary International
• Coniugi, ascendenti (genitori o nonni), discendenti in linea retta (figli, nipoti e figli adottivi) e coniugi di discendenti in linea retta di soci attivi e onorari o dipendenti del Rotary
• Coniugi di altri componenti del gruppo
• Ex soci attivi e onorari o coniugi, ascendenti (genitori o nonni), discendenti in linea retta o coniugi di discendenti in linea retta di soci che si sono dimessi allo scopo di far parte del gruppo (un ex socio deve aver dato le dimissioni dal Rotary da almeno tre anni al momento della presentazione della domanda per aver diritto a partecipare a uno scambio o perché vi possano partecipare le persone sopramenzionate)